Egal, ob Sie aus dem Urlaub zurückkehren oder sich nur den Sunday Scaries stellen, der Umgang mit einem außer Kontrolle geratenen Posteingang macht nie Spaß. Und genau wie diese Hosen in Ihrem vororganisierten Kleiderschrank, die Sie nie tragen, nehmen diese alten Online-Bestellbelege aus dem letzten Jahr Platz in Ihrem Posteingang ein. Anstatt Ihre E-Mails zu lesen und verzweifelt nach der wichtigen Nachricht Ihres Chefs zu suchen, sollten Sie ein wenig Zeit damit verbringen, Ihren Posteingang in Ordnung zu bringen! Lesen Sie weiter, um einige KonMari-Tipps für E-Mails zu erhalten.
Planen Sie Zeit nur für Ihren Posteingang an
Manchmal reicht es nicht aus, Ihre E-Mails zwischen Aufgaben zu überprüfen. Wenn Sie mit einem überfüllten Posteingang zu tun haben, nehmen Sie sich eine bestimmte Zeit, um ihn zu bearbeiten. Vielleicht machen sie es gleich als Erstes am Morgen und dann wieder kurz vor dem Mittagessen. Wählen Sie eine Zeit, die für Ihren Zeitplan geeignet ist, und tragen Sie sie unbedingt ein!
Nach Kategorien organisieren – aber nicht zu viele
Stellen Sie sich dies als den Schritt „Alles aufs Bett legen“ der KonMari-Methode vor. Aber übertreiben Sie nicht. Tatsächlich benötigen Sie nur drei Hauptkategorien! Teilen Sie Mails, auf die Sie antworten oder auf reagieren müssen, unter „behalten“ ein. Kategorisieren Sie dann Dinge, auf die Sie von jemand anderem warten, unter „spenden“, und wählen Sie Dinge, sie nicht mehr benötigen, zum „Wegwerfen“ aus.
Weisen Sie Filter und Flaggen zu
Auch wenn Sie sich an drei Kategorien halten, können Sie mehrere Flags und Filter verwenden, um sicherzustellen, dass Sie die wichtigen E-Mails sehen, sobald sie eingehen. E-Mails von Ihrem Chef? Markieren Sie sie mit einer auffälligen Farbe. Dieser Newsletter, den Sie jeden Dienstag erhalten, den Sie bisher kaum geöffnet haben? Sie können sich für eine gedämpfte Farbe entscheiden, die Ihnen sagt, dass Ihre sofortige Aufmerksamkeit nicht erforderlich ist.
Befreien Sie sich von Ihren E-Mail-Benachrichtigungen
Dieses nervige Klingeln, wenn eine E-Mail eingeht, verbreitet wahrscheinlich keine Freude. In der Tat lenkt es vermutlich ab und verlagert Ihren Fokus von Ihrer Arbeit weg. Da Sie jedoch den ersten Schritt ausführen und sich Zeit für Ihren Posteingang nehmen, benötigen Sie die Benachrichtigungen nicht mehr! Außerdem, wenn es so dringend ist, wird jemand Ihnen eine SMS schreiben oder anrufen.
Benutzen Sie die Löschfunktion
Denken Sie daran, wenn es keine Freude macht, muss es gehen! Diese alten Versandbenachrichtigungen von vor ein paar Jahren, dieser stressige E-Mail-Austausch von einem alten Projekt … Zeit, es in den Papierkorb zu werfen! Gewöhnen Sie sich also daran, dieses ach so befriedigende knisternde Geräusch zu hören, wenn die Cyber-Mülltonne geleert wird – Ihr Posteingang wird gleich viel leichter.
Planen Sie eine Abmeldesitzung ein
Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass der zeitaufwändigste Teil der Organisation Ihrer E-Mails darin besteht, durch alle Ihre Abonnements zu scrollen. Denken Sie daran: Wenn es keine Freude macht, ist es Zeit, es loszuwerden! Scannen Sie Ihren Posteingang nach Abonnements, die Sie nie geöffnet haben. Klicken Sie dann auf die einzelnen Elemente und scrollen Sie zum Abbestellen nach unten. Es ist Zeit, nur die Newsletter und Marketing-E-Mails aufzubewahren, die Sie tatsächlich öffnen und lesen!
Machen Sie es sich nach dieser ersten Aufgabe zur Gewohnheit, von nun an Ihre Mailinglisten-E-Mails im Auge zu behalten. Auch wenn Sie nur einen Gutschein abonnieren, vergessen Sie nicht, sich abzumelden!